TEMPO PARA TUDO!
Por: Margot Cardoso
Você tem a sensação de que sempre lhe falta tempo? Começa a trabalhar cedo e termina tarde, trabalha nos finais de semana e ainda assim falta tempo? Tem sempre a sensação de que está sendo arrastado - e massacrado - por uma rotina estressante? Sente-se oprimido pela sensação de impotência e fracasso diante dos problemas não resolvidos? Queixa-se freqüentemente de que não tem tempo para nada? Nem ao menos para ler esta reportagem...
Se este é o seu caso, não se preocupe: você não está sozinho. Este quadro é lugar-comum dos tempos modernos. A cada dia multiplicam-se as solicitações, as exigências imediatas, e o tempo... é sempre o mesmo. E pior: o conhecimento - e a capacidade - de lidar com o tempo ainda é precário. E não é para menos, o desconhecimento começa no próprio significado da palavra "tempo". O que é o tempo? Tente defini-lo... (Tente mesmo, é um exercício. Feche a revista e pense.)
É difícil, pois este é um tema que - pela sua complexidade - entra no âmbito da filosofia. Alguns definem o tempo como o resumo do passado, do presente e do futuro. E é aqui que começa a encrenca, pois algumas correntes filosóficas negam a existência do futuro (ainda não aconteceu, não existe), outras, do presente, e por aí vai. A idéia aqui não é definir conceitos de filosofia, é apenas "provocar" o leitor, sobre o caráter reflexivo do tempo. Não é à toa que no livro mais filosófico da bíblia - Eclesiastes - o tema é justamente este: o tempo (veja trecho nesta reportagem). Mas, só para ficarmos com uma definição, seleciono uma que gosto muito, a do escritor Jorge Luis Borges que diz que "o tempo é a substância da qual somos feitos".
Mas, se conceituar o tempo é difícil, a complexidade não é menor, nem menos perturbadora do que a nossa capacidade de lidar com o tempo. Gerir com eficiência o tempo é uma das solicitações mais contundentes hoje, principalmente no mundo do trabalho, onde a máxima mais presente é "tempo é dinheiro". E mais do que isto: a inabilidade para administrar as horas é um dos principais desencadeadores das doenças relacionadas ao trabalho, como o estresse, por exemplo.
Há esperança
Se você é disciplinado nas suas tarefas, é organizado, sua agenda é impecável e ainda assim está soterrado de papéis e pendências e já desistiu de qualquer metodologia, pois acha que a solução seria que o dia tivesse 30 horas... Não desista. A grande ambição preconizada em Eclesiastes, de que há tempo para tudo, é perfeitamente possível. Para começar, pesquisas já comprovaram que cerca de 40% do nosso tempo é desperdiçado.
Na pior das hipóteses, algumas ferramentas de gestão de tempo podem fazer com que você reduza muito o nível de desperdício. E as ferramentas estão por ai, há um verdadeiro boom de livros sobre o assunto. O livro The Ppersonal Efficiency Program (Editora John Wiley & Sons. Inc.), de Kerry Gleeson - traduzido no Brasil pela Makron Books como Programa de eficiência pessoal -, é uma espécie de guia clássico sobre como trabalhar com mais rapidez e eficiência. O autor, um estudioso sobre a produtividade humana e que já teve o seu Programa de Eficiência Pessoal divulgado no mundo inteiro, realiza uma forma peculiar de atuação: em muitos casos, acompanha os seus clientes em suas rotinas.
Preste atenção em você!
Antes de conhecer ferramentas, é conveniente um pouco de autoconhecimento. Se o seu trabalho não deslancha, primeiro certifique-se de que você realmente quer esse trabalho. Muitas vezes, a improdutividade também está ligada à falta de interesse, de sintonia. E, nesse caso, insistir é um ato de extrema violência contra você mesmo. Reveja isto primeiro.
Outro ponto importante é o seu relógio interno. Não passe por cima dele. Há períodos em que estamos a todo vapor, 100% funcionando, dispostos, enérgicos, a agudez intelectual afiadíssima. Procure descobrir em que período se manifesta esse estado e programe as suas tarefas para essa fase. Muitas empresas modernas já descobriram a importância disso ao permitir o horário flexível. Se você não funciona pela manhã, não adianta ir ao trabalho cedo. Há pessoas que são mais produtivas pela manhã, outras à noite. Preste atenção em você e descubra o seu melhor horário.
Se quiser um reforço neste ponto leia a VENCER! número 28, sobre "Inteligência intrapessoal e interpessoal - saiba com conquistar a habilidade de se conhecer e (re) conhecer o outro". Aqui, uma intervenção importante para lembrar o objetivo amplo desta publicação: a VENCER! é uma revista de desenvolvimento humano com foco no trabalho. Você está na frente.
Cuide primeiro de você!
Você já chegou ao final de um dia de muito trabalho, reviu as suas tarefas e pensou: Não sei como eu fui capaz de fazer tudo aquilo. De acordo com Ronaldo Peruccini, autor de Tempo para tudo (Editora Madras), você simplesmente usou uma habilidade natural que é de todo ser humano, que está lá, adormecida. Todas as vezes em que você está motivado, com o coração naquilo, em que a mente acha necessária a atuação, o ser humano utiliza esta habilidade, que é a de ter tempo para tudo. Por quê? "Porque você está motivado para aquilo, existe um impulso positivo de recompensa, para que tenha tempo para tudo. E você realmente consegue arrumar tempo para tudo. Simplesmente pelo fato de você terminar todas as coisas que tem de fazer, sem nenhuma pendência, sem nenhuma aresta, o seu trabalho faz com que a sua mente o ajude a organizar tudo de forma correta e coerente. Dessa forma você organiza o seu tempo. Se você planejasse tudo, fazendo as coisas de maneira correta, precisaria trabalhar dois ou três dias por semana. Os outros poderiam ser dedicados ao lazer pessoal e a outras coisas que não estejam ligadas à parte profissional."
De olho na disciplina
Um motivo importante pelo qual muitas pessoas são improdutivas é a falta de disciplina. Sem disciplina, você poderá ter a utopia de ter todo o tempo do mundo e mesmo assim será improdutivo. É por isso que é freqüente o paradoxo de que quando você tem muitas coisas para fazer consegue fazer tudo e nos dias menos cheios, quando há pouco a ser realizado, a produtividade cai consideravelmente. Ronaldo explica que isso acontece porque quando temos muitas coisas a fazer nós separamos um espaço da nossa vida para poder organizá-las. Sentamos, colocamos no papel, fazemos uma grade de horário. "Exatamente como aprendemos na escola. Só que não utilizamos. Como conseguimos ver tanta coisa, e em tão pouco tempo, na escola? Tantas matérias, tantos assuntos diferentes, fazer tanta coisa, simplesmente num período, manhã, tarde ou noite? Porque há uma organização prévia de tempo. Porque é necessária. Não só na escola, mas também na vida pessoal, profissional e até na afetiva", explica ele.
Mas, por quê?
A esta altura, você deve estar imaginando que, se a gestão do tempo é algo tão natural... Por que tanta procrastinação? Por que tanta indolência com o que precisa ser feito? Por uma razão muito simples. Embora a maioria das pessoas tenha sido formalmente educada para trabalhar em suas profissões, poucas - principalmente trabalhadores de escritório - foram ensinadas a trabalhar de maneira eficaz e eficiente. "Muitos profissionais não fazem idéia de como organizar a si mesmos ou como realizar melhor o seu trabalho. Eles podem entender de como desenhar um projeto arquitetônico, escrever um anúncio inteligente, desenvolver produtos, negociar um acordo, mas não conseguem organizar efetivamente sua semana ou lidar bem com interrupções e novas oportunidades e prioridades inesperadas", diz o especialista no Programa de Eficiência Pessoal, Kerry Gleeson.
Bem, aqui está a origem da incapacidade de você lidar com o tempo, o que mais ou menos - por motivos óbvios - você já adivinhava. A pergunta é: como faço para aprender a gerir as minhas tarefas, a lidar com papéis, a organizar a agenda, a planejar, a sobreviver às interrupções e imprevistos??
E aqui chegamos ao terreno pantanoso da mudança. Sim, pois provavelmente você está lendo não em caráter de formação preventiva. Este é o tipo de assunto que geralmente só nos interessa (e só prestamos atenção nele) quando a água já está batendo nos nossos calcanhares.
Coloque as mãos na massa
Preparado para entrar em ação? Siga os passos indicados pelo especialista Kerry Gleeson e faça tudo melhor e em menos tempo.
Prepare-se para mudar radicalmente seus hábitos, e já antecipo uma dica preciosa: a solução do problema é muito mais simples do que você imagina. Por mais simples que sejam as dicas do especialista, experimente implementá-las por pelo menos um mês. Só então você terá uma amostra substantiva. Então, vamos lá.
Preparado? Lá vai: pegue o primeiro papel que está na sua mesa... Este diz que é para você ligar para Tereza, da empresa X? Ligue agora. Já ligou para a Tereza? Pronto. Pegue o próximo papel. Este solicita uma proposta para a empresa Y? Faça já. Ops... Ok. Isto merece uma explicação. Você já deve ter ouvido esta ordem imperativa do seu chefe milhares de vezes, do seu professor, dos seus pais... Aliás, é justamente isto que deixa você soterrado de trabalho. Tudo é para ontem. Muitos especialistas de administração de tempo dizem que devemos ignorar as solicitações urgentes, inclusive o telefone. Você precisa é cumprir o seu planejamento, a sua agenda.
De acordo com Kerry, o planejamento, o estabelecimento de objetivos e as prioridades têm o seu lugar e são muito importantes. Mas muitas vezes, quando estabelecemos prioridades, não damos atenção a tudo o que está na nossa lista. Atividades "menos importantes" são enterradas no armário por atividades "mais urgentes". Finalmente as coisas "menos importantes" apodrecem e... pronto: transformam-se em grandes problemas, que consomem muito tempo para serem resolvidos e geralmente deixam seqüelas como perda de dinheiro, de prestígio, desgaste com clientes e fornecedores.
"O "Faça Agora" é o único método que encontrei que realmente produz os resultados que as pessoas querem. Escolhendo o "Faça Agora", você torna o agora o seu aliado, não o seu inimigo. Portanto, o que você faz a respeito da bagunça que se acumula na sua mesa? Você faz agora. Fazer agora o capacita a ser melhor organizado, a exercer maior controle sobre o quando, onde e como está fazendo e também para você se sentir melhor com você mesmo e com o seu desempenho. Não é de surpreender que "Faça Agora" é o primeiro princípio do Programa de Eficiência Pessoal (PEP)", diz Kerry Gleeson.
Vamos a uma situação prática: você chega ao trabalho e começa a analisar os papéis que estão na sua mesa. Pega o primeiro e pensa: preciso ligar para o banco. E coloca o papel na pilha de "Fazer hoje". Pega outro papel: é uma reclamação de um fornecedor, você decide que precisa falar com a área de engenharia e coloca o papel na pilha de "fazer amanhã". O próximo papel exige uma proposta de contranegociação, também vai para a pilha do "fazer amanhã" e assim vai. Quando - geralmente no dia seguinte - você conseguir olhar todos os papéis e, finalmente, começar a ler o "fazer hoje" terá de ler tudo novamente, dobrando o tempo gasto.
"Esta realidade (realizar uma atividade usando o dobro do tempo) seria verídica se nós analisássemos a papelada duas vezes, mas alguns de nós examinamos os papéis três, quatro ou cinco vezes antes de tomar uma atitude a respeito deles.
Então anote aí uma regra: Aja sobre um item na primeira vez que o ler ou colocar as mãos nele.
Um adendo: aqui não estamos falando de coisas que você não pode fazer agora ou mesmo das coisas que você não deve fazer agora. O assunto é sobre as coisas que você poderia e deveria fazer agora e não faz. São as papeladas rotineiras, as respostas aos e-mails. Execute-as quando tomar contato com elas pela primeira vez e livre-se delas.
Só tenha cuidado para quando chegar a calmaria do trabalho organizado você não tenha recaídas. Encare o "faça agora" como um conceito permanente e contínuo.
Tarde demais!
Demasiado tarde. Você precisaria desta informação pelo menos há alguns meses. Agora, o caos já está instalado. Neste caso, a primeira tarefa é limpar a sua mesa, com a árdua tarefa de eliminar as pendências. O especialista indica os passos para que você seja bem-sucedido nesta tarefa. Primeiro: identifique as pendências. A seguir, priorize quais pendências devem ser resolvidas primeiro. Terceiro passo: programe tempo a cada dia para resolver uma parte das pendências. Quarto passo: identifique a causa das pendências e tome medidas para evitar novas pendências.
Satisfação psicológica
Depois do trabalho em dia, agenda organizada... a partir daqui, fique atento para uma grande satisfação. Você começará a sentir os efeitos positivos de ter o domínio do tempo. Mentalmente - quando você tem muitas tarefas vencidas, incompletas ou antigas para serem feitas - o seu campo de visão é confuso, por estar permanentemente arrastado para o passado.
Os psicólogos dizem que uma indicação da saúde mental de uma pessoa é o grau em que ela opera no passado em oposição ao presente e ao futuro. Operar a partir do presente visando o futuro é considerado saudável - e recomendado. "Não admira que possamos nos sentir um pouco malucos quando estamos esmagados por tantas tarefas atrasadas", diz Kerry Gleeson.
"Quando você está operando no passado, tende a focalizar o que poderia ter sido, as oportunidades perdidas. Qualquer coisa que direcione do presente para o futuro é mais saudável do que aquilo que arrasta você de volta no tempo", continua.
E isto não é apenas uma alegoria, mentalmente, é assim que funciona: o passado, o presente e o futuro. Suponhamos que você esteja em uma corrida na qual a linha de partida é o presente e a linha de chegada o futuro. Se, ao invés de iniciar a corrida no presente, você iniciar no passado, terá muito a correr apenas para chegar à linha de partida. À medida que resolvemos essas tarefas que atraem nossa atenção para o passado, liberamos capacidade de atenção para o presente.
"Isto é importante porque todos nós temos capacidade limitada - temos muito menos capacidade do que podemos imaginar", justifica Kerry.
Sem paz
Adiar tarefas porque você está sempre ocupado, refazer tarefas muitas vezes e viver a apagar incêndios são tarefas terríveis. Mas o pior e o mal verdadeiro de adiar tarefas é o efeito "alerta constante". Quase todas as pessoas são procrastinadoras - é quase uma inclinação natural - de tarefas desagradáveis. Encarar tarefas desagradáveis e executá-las não é fácil, mas as conseqüências de não realizá-las podem ser muito piores do que a tarefa de enfrentá-las. "Para aumentar o problema, a maioria das pessoas que adia tarefas não somente não fazem a tarefa, mas também tendem a manter a atenção na tarefa não terminada ou não realizada e se preocupam - e se culpam - por não tê-la feito", diz o especialista. Essa preocupação consome muito mais tempo do que as pessoas imaginam e torna mais difícil tomar uma atitude efetiva para solucionar o problema. Então não pense no problema, não vai resolvê-lo. Pegue o problema, analise-o e resolva-o. Ou, então, decida não fazê-lo e esqueça-o.
Desenvolva a sua capacidade de decisão!
Outro fator que contribui para a procrastinação e o acúmulo de pendências é a mania dde adiar as decisões. E pior: muitos até tomaram a decisão, mas não as implementam ou verbalizam porque têm medo do que está para vir. Afinal, quando se toma uma decisão é necessário conviver com as conseqüências. Mas, não tem jeito, o melhor é sempre decidir. De acordo com Kerry, pessoas bem-sucedidas geralmente levam pouco tempo para tomar uma decisão. Se para você a determinação é uma fraqueza, há uma maneira fácil de ajudá-lo a manipular o dilema. Simplesmente imagine as piores conseqüências possíveis de qualquer decisão que você possa tomar e pergunte a si mesmo se pode agüentar essas conseqüências. Se a resposta for sim, aceite-a.
Outra técnica sugerida pelo especialista, esta com origem em táticas militares, é o hábito de fazer uma relação dos pontos positivos e negativos de uma decisão. Comparando as duas listas, muitas vezes você obterá a clareza necessária - e a coragem - para tomar a melhor decisão.
Se, ainda assim, a firmeza para decidir não vem, saiba que você ainda pode contar com um complô do universo. "Eu vi muitas pessoas decididas tomarem as decisões erradas. O interessante é que quase sempre elas fizeram com que a intenção das suas decisões - isto é, seu objetivo - acontecesse de qualquer forma. Eu acredito que existe alguma lei natural ligada a esse fenômeno. O ato de decidir pode, na verdade, ser mais importante do que a correção da verdadeira decisão e ter mais influência sobre as conseqüências", acredita Kerry.
Divida o tempo em blocos de tarefas
Outro ponto importante é a gestão do tempo, literalmente. Primeiro é fundamental que você tenha noção do tempo que demora para fazer determinadas coisas. Se ainda não tem, providencie essa informação. Selecione um dia e anote quanto tempo demora em cada tarefa. De posse desses dados, planeje suas atividades com tempo determinado. E mais: agrupe atividades semelhantes. Por exemplo: separe um horário (sempre o mesmo todos os dias) para telefonemas e cuidados com a correspondência. Isto mesmo: agende tudo. Aqui entra uma dica do papa Peter Drucker: ele sugere blocos de trabalho de 90 minutos. Detalhe: a sugestão não é apenas para telefonemas ou tarefas mais rotineiras. É para tudo: de uma reunião até a elaboração de uma ação de marketing. Se você duvida: segue o reforço da Lei de Parkinson que diz que o trabalho tende a preencher o tempo disponível para ele (e ajustar-se a ele).
Mas atenção a um pormenor: os 90 minutos não devem ter interrupção. É trabalho intensivo feito como em uma seção de ginástica. "Você conseguirá realizar mais em um período concentrado de 90 minutos do que em duas vezes esse tempo em um ambiente de interrupções constantes", aconselha Kerry.
Você vê mais um inconveniente: a chatice do cronômetro. Saiba que esta é uma situação provisória, logo o esquema planejado e cronometrado irá se transformar em rotina (lembre-se de que somos animais de hábitos). "Você escova os dentes de manhã? "Sim", você responde. Você pensa em escovar os dentes? Você prioriza isso? Você se pergunta: vou escovar os dentes agora ou vou tomar uma xícara de café? Provavelmente não. O ato de escovar os dentes é uma rotina inconsciente estabelecida como parte dos seus hábitos. Você não se sobrecarrega pensando muito nisso. Na verdade, dificilmente pensa nisso. Por causa da força do hábito, você elimina os passos da tomada de decisão consciente. Simplesmente o faz rotineiramente. E é dessa forma que você deve lidar com as tarefas simples reunidas em lotes", detalha o especialista.
Ok. Você achou que as ações propostas pelo especialista são todas muito pertinentes. E, como são óbvias, você - no fundo - já sabia de muitas delas. E agora está pensando que vai experimentar os conceitos na próxima segunda-feira... Não faça isto na segunda-feira! FAÇA JÁ!
Desejo a todos, muito sucesso, prosperidade e sobretudo as mais frutuosas bençãos de Deus em nossas vidas.
Afetuosamente,
Marcello Silveira da Rocha
(11) 8443-3359 * 7196-5606
"O covarde nunca tenta, o fracassado nunca termina e o VENCEDOR NUNCA DESISTE!!!"
PS: A Imagem acima exigiu tempo e muita aplicação para ser feita. Trata-se de uma minuciosa fotografia feita com a macro objetiva, utilizando iluminação adicional para se atingir o resultado perfeito, ou seja, uma excelente foto. Essa foto foi tirada em 19-04-2008, por um dos membros minha equipe e faz parte de nosso acervo de trabalhos feitos. Trata-se de uma foto das Alianças de Ana Nery e Renato.
